Destruir documentos con LOPD

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Los datos personales no tienen porqué guardarse permantente. Muchos responsables de ficheros, cuando ya no los necesitan, quieren saber la forma correcta para destruir los documentos y que se adapte a la LOPD para no tener problemas en el futuro.

Destruir documentos con datos personales

Explicamos aquí cómo destruir los soportes en los que se almacenan los datos conforme a la LOPD: ficheros informáticos, discos duros, pendrives o el soporte papel que todavía muchas empresas utilizan para tener un archivo físico de la documentación.

La destrucción de documentación puede hacerse por el responsable titular del fichero o por una empresa externa. No se considera cesión puesto que el destino de los datos es su eliminación y no su utilización para ningún fin.

No obstante, se deben observar las medidas de seguridad oportunas para evitar cualquier acceso no autorizado a la información, a saber:

Autorización de salida de los datos por el responsable del fichero.

Registro de la fecha y finalidad de la salidad de los datos fuera de la empresa.

Actualización de los soportes que continúan vigentes en la entidad.

– Especificar las medidas de seguridad que se han tomado en el traslado de los ficheros o soportes y quién procede a su destrucción.

De todo ello debe quedar constancia en el documento de seguridad de la empresa. Asimismo, hay que observar que se ha cumplido el plazo legal de conservación de los datos.

Por ejemplo, Hacienda tiene 4 años para requerir facturas u otros datos que obren en poder de las empresas y autónomos en situación de comprobación o inspección.

Si el encargado de la destrucción es un tercero, debe proporcionar a la empresa un certificado de destrucción segura y la correspondiente confidencialidad en cuanto a los datos tratados, además del aseguramiento de que los datos no se van a poder recuperar o reconstruir por ningún medio.

Mucho cuidado con hacerlo usted mismo si no conoce los medios de destrucción de soportes de datos personales. La normativa española y europea ha regulado muy bien esta cuestión y las sanciones por grietas en el procedimiento son muy elevadas.

Recuerde que reciclar no es destruir y que las medidas de seguridad a adoptar deben ser eficaces para la protección de los datos personales.

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